V určeném čase by se na ní měli setkávat občané - tedy kdokoliv, kdo má zájem, se zástupci místních úřadů.  Prostřednictvím vzájemných konzultací a snahy o dosažení dohody by se místní úřady měly učit od občanů a místních občanských a komunitních organizací a firem a získávat tak potřebné informace pro přípravu nejlepších strategií.

Zásadní roli v MA21 hraje místní veřejná správa. Bez její aktivní vůle nemůže místní Agenda 21 jako dlouhodobý koncepční proces vzniknout, ani dále fungovat. Veřejná správa - úředníci, a především politici – by měla mít, bez ohledu na politickou orientaci, zájem takovéto prostředí vytvářet, neboť kvalita života a spokojenost občanů jsou jistě nadstranickými cíli. Veřejná správa sama však kvalitní místní Agendu 21 nezajistí. Nezbytně k tomu potřebuje spolupráci s různými složkami místní společnosti –občany, neziskovými organizacemi a spolky, podnikateli, provozovateli služeb, či třeba školskými zařízeními, zdravotnickými institucemi a řadou dalších subjektů.